Yogyakarta – Sekolah Tinggi Multi Media (STMM) menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Kearsipan sebagai upaya meningkatkan kesadaran sivitas akademika terhadap pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung tata kelola organisasi yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan prima. Kegiatan ini menghadirkan Rakhmat Sutopo, S.E., Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan, sebagai narasumber dengan materi bertajuk “Menumbuhkan Peduli Kearsipan: Membangun Fondasi Administrasi untuk Mendukung Kualitas Layanan Prima.”

Dalam paparannya, Rakhmat Sutopo menegaskan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas yang disimpan di ruang administrasi. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat maupun diterima oleh organisasi sebagai bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsinya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik menjadi elemen penting dalam mendukung keberlangsungan organisasi serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa arsip memiliki tiga fungsi strategis. Pertama, sebagai pusat ingatan yang merekam sejarah, kebijakan, serta perjalanan organisasi. Kedua, sebagai alat bukti yang menyediakan informasi autentik dan memiliki kekuatan hukum dalam mendukung proses administrasi maupun penyelesaian berbagai persoalan. Ketiga, sebagai dasar pengambilan keputusan, karena arsip menyajikan data dan informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam merumuskan kebijakan dan langkah strategis organisasi.

Rakhmat Sutopo juga menekankan bahwa kualitas sebuah instansi tidak dapat dilepaskan dari kualitas tata kelola arsip yang dimilikinya. Pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan mudah diakses akan menciptakan proses administrasi yang lebih efisien, meningkatkan akuntabilitas, serta mendukung penyelenggaraan layanan publik yang cepat, tepat, dan berbasis data yang valid.

Melalui kegiatan sosialisasi ini, STMM berharap dapat menumbuhkan budaya peduli arsip di lingkungan kampus sehingga setiap pegawai memahami bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab bersama. Arsip tidak hanya menjadi bagian dari administrasi, tetapi juga menjadi aset informasi yang bernilai strategis dalam mendukung pengambilan keputusan, menjaga memori organisasi, serta mewujudkan tata kelola institusi yang berkualitas. Sebagaimana disampaikan narasumber, kualitas sebuah instansi berbanding lurus dengan kualitas tata kelola arsipnya.

(Tim Humas – Aradisti)